–Quando si riunisce l’assemblea dei soci?
–Come deve essere convocata?
–Chi può partecipare?
Queste sono solo alcune delle domande più frequenti che molti dirigenti associativi ci rivolgono ogni anno all’approssimarsi della “fatidica” data dello svolgimento dell’assemblea ordinaria dei soci.
Senza entrare in eccessivi tecnicismi cerchiamo di fare chiarezza su alcuni aspetti essenziali.
Le assemblee dei soci si distinguono in ordinarie e straordinarie.
La legge impone ad ogni associazione di convocare e tenere, una volta all’anno, l’assemblea ordinaria dei soci che si dovrà riunire per discutere ed approvare il bilancio dell’ente. Pertanto l’assemblea ordinaria è obbligatoria mentre quella straordinaria risulta essere un’eventualità nel caso sia necessario (ad esempio per procedere alla modifica dello statuto sociale).
Il periodo entro il quale deve essere svolta l’assemblea ordinaria dei soci è indicato nello statuto sociale. In primis bisogna vedere che anno sociale segue l’ente (solare-scolastico-sportivo). Lo statuto solitamente prevede che l’associazione deve procedere allo svolgimento dell’assemblea ordinaria dei soci entro 120 giorni (o 4 mesi) dalla chiusura dell’anno sociale (quindi, nel caso di un’associazione che segue anno solare, l’assemblea dei soci si dovrà tenere entro il 30 aprile).
Le regole sulla convocazione dell’assemblea dei soci sono quelle indicate nello statuto sociale di ogni ente.
La convocazione deve essere effettuata in modo tale da consentire a tutti i soci aventi diritto di venirne a conoscenza. Se, quindi, è ammissibile la convocazione tramite affissione nella bacheca tenuta presso la sede sociale, è opportuno procedere, anche, ad altre modalità di convocazione (mail, social, web) che consentano anche al socio che non frequenta la sede dell’associazione di venire a conoscenza della convocazione assembleare.
Questo elemento risulta fondamentale in quanto la corretta convocazione dell’assemblea permette a tutti i soci di esercitare il proprio diritto di partecipazione ed, eventualmente, di voto. Tale aspetto viene sempre controllato con particolare cura in caso di accertamento fiscale a carico dell’associazione ed il motivo è molto semplice: se permetto a tutti i soci di partecipare alle assemblee rispetto il principio di democraticità associativa, se invece non lo permetto, ovviamente, mi espongo a facili contestazioni e finanche al disconoscimento della natura associativa dell’ente.
La convocazione deve contenere l’indicazione della data fissata per l’assemblea (sia in prima che in seconda convocazione), l’ordine del giorno, la sede di svolgimento, e se si deve discutere del bilancio è opportuno che venga allegata anche la bozza dello stesso.
Possono partecipare all’assemblea tutti i soci dell’associazione.
Lo statuto può prevedere delle limitazioni come, ad esempio, l’impossibilità di partecipazione ai soci che non siano in regola con i pagamenti delle quote sociali (o una loro limitazione nel diritto di voto) oppure, nel caso di associazioni ETS, la possibilità di partecipare all’assemblea solo se si è soci da almeno 3 mesi (o diverso lasso di tempo inferiore).
Sotto questo profilo aiuta molto la tenuta corretta del libro soci dell’associazione.
Il diritto di voto è riconosciuto a tutti i soci in modo eguale.
I minori esercitano il loro diritto di voto tramite il genitore o, comunque, colui che esercita la relativa potestà.
Può essere disposta la delega di partecipazione ed espressione del diritto di voto ad altro associato solo se ciò avviene per iscritto e nel rispetto delle regole statutarie nonché, per gli ETS, nel rispetto delle norme contenute all’art. 24 co. III del Codice del Terzo Settore (D.Lgs. 117/2017).
Avv. Luca Concilio